Da es sich bei den unternehmenseigenen Dokumenten oft um sensible und vertrauliche Unterlagen handelt, muss ihre Vernichtung zuverlässig und datenschutzkonform ablaufen. In Abhängigkeit von der Art der Daten hat der Gesetzgeber besondere Anforderungen normiert (siehe § 203 StGB). In der Praxis können die Verantwortlichen (Auftraggeber) dabei auf den Branchenstandard DIN 66399 zurückgreifen, der die technischen und organisatorischen Anforderungen, in Abhängigkeit von der Vernichtungsvariante (mobil oder stationär), den Schutzbedarf der Informationen sowie die Form der Datenspeicherung beschreibt.
Die sichere Entsorgung von Dokumenten gewährleisten
Sensible Dokumente sollten niemals unbedacht im Büromülleimer entsorgt werden, da vertrauliche Informationen so in die falschen Hände geraten könnten. Zu vernichtende Dokumente gehören vorzugsweise in entsprechende Sicherheitsbehälter, die bei einem Dienstleister wie Rhenus Data Office angefordert werden können. Mithilfe zwei gängiger Vernichtungsverfahren stellt Rhenus zudem die fachgerechte Vernichtung der Dokumente sicher: die Aktenvernichtung vor Ort und die Aktenvernichtung nach Abholung.
Die Aktenvernichtung vor Ort
Je höher der Schutzbedarf der Daten ist, desto weniger möchten Unternehmen sie aus der Hand geben. Bei einer Vernichtung vor Ort ist das nicht notwendig, denn die Dokumente werden wortwörtlich „vor Ort“ vernichtet und müssen dabei nicht einmal das Gelände des Unternehmens verlassen. Erfahrene Dienstleister wie Rhenus Data Office bieten einen solchen Service an. Dabei erfolgt die Vernichtung der Akten in einem Rhenus-Spezialfahrzeug mit integriertem Vernichtungsaggregat. Je nachdem, wie viele und in welcher Regelmäßigkeit Unterlagen anfallen, kann die Aktenvernichtung im Rahmen einer einmaligen Aktion oder in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden.
Sicherheit im Prozess
Die Sicherheitsbehälter, in denen das zu vernichtende Material aufbewahrt wurde, werden erst im Spezialfahrzeug mittels automatischem Druckluftmechanismus und ohne menschlichen Zugriff geöffnet. So gelangen die sensiblen Unterlagen direkt vom Behälter in ein im Lkw-Aufbau montiertes Vernichtungsaggregat und werden hier geschreddert. Diese Methode eignet sich für Material der Schutzklasse 3 gemäß DIN 66399-2 und mit den dafür zulässigen Sicherheitsstufen P-4 und P-5. Die Fahrzeuge können zusätzlich zur Vernichtung magnetischer, elektronischer und optischer Datenträger eingesetzt werden. Auf Anfrage kann auch die Vernichtung von Festplatten direkt vor Ort durchgeführt werden.
Nach der Leerung werden die Sicherheitsbehälter wieder an das Unternehmen für das Sammeln von weiteren Unterlagen zurückgegeben und Rhenus transportiert das geschredderte Material zum nächstgelegenen Rhenus-Sicherheitsstandort, wo es unter Beachtung der Abfallhierarchie weiterverarbeitet wird.
Auch Dokumente, für die eine Vernichtung gemäß den DIN-66399-Sicherheitsstufen P-6 oder P-7 gewünscht ist, können vor Ort vernichtet werden. Hierbei wird ein anderes Rhenus-Spezialfahrzeug eingesetzt – der Mobile Auflöser. Unter Zugabe von Wasser werden die zu vernichtenden Unterlagen in einem sogenannten „Pulper“ bis auf die Faserebene aufgelöst. Eine Wiederherstellung der Dokumente ist damit nicht mehr möglich.
Die Vorteile auf einen Blick
- Vernichtung in kürzester Zeit
Die Akten werden schnell und sicher vernichtet. Der Auftraggeber muss keine personellen Ressourcen bereitstellen, kann den Vernichtungsvorgang aber stets begleiten. Die Anwesenheit oder Mitarbeit eines Kundenvertreters ist jedoch nicht zwingend notwendig. - Direkte Vernichtung vor Ort
Unterlagen müssen nicht vom Kundenstandort zu einer Vernichtungsanlage (z. B. der Rhenus Data Office) transportiert werden. - Sicherheit und Datenschutz
Die Prozesse, Fahrzeuge und Anlagen der Rhenus Data Office GmbH sind zertifiziert nach DIN 66399 und erfüllen die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung, des § 203 StGB und die Vorgaben zur Behandlung von Verschlusssachen nach BSI-Leitlinie M50.
Vernichtung vor Ort durch Rhenus Data Office – direkt online beauftragen
Die Aktenvernichtung vor Ort kann schnell und einfach online bestellt werden. Anschließend meldet sich ein Kundenservicemitarbeiter der Rhenus Data Office für die Vereinbarung eines passenden Termins. Hierzu fährt Rhenus mit dem entsprechenden Vernichtungs-Fahrzeug (Mobilvernichter oder Mobiler Auflöser) zum vereinbarten Leistungsort und vernichtet das Material – zertifiziert und sicher. Anschließend erhält das Unternehmen ein Vernichtungszertifikat, welches die ordnungsgemäße Entsorgung bescheinigt.
Vernichtung vor Ort – mit Rhenus
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