Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO für Besucher

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte geben. Um unsere Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Datenschutzinformationen dar:

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede

Kontakt Datenschutzbeauftragter:

Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns richten Sie bitte an:

[email protected]
 

Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Besuchererfassung:

Besucher, die das Logistikzentrum betreten möchten, müssen sich in der Wache anmelden und in eine Besucherliste eintragen. Erfasst werden hier der Name, Vorname, Firma sowie die Unterschrift und die Ankunftszeit. Beim Verlassen des Geländes wird der Zeitpunkt des Verlassens erfasst.

Zweck der Erfassung

• Protokollierung von Personenaktivitäten innerhalb des Geländes zur Vermeidung unerwünschter Zutritte
• Präventivmaßnahme zur Gefahrenabwehr (Diebstahl) und Kontrollmöglichkeit der Anwesenheit im Eskalationsfall (z.B. Feuer, Evakuierung)

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Besuche zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses gegenüber einer natürlichen Person dienen.

Zusätzlich ist Rechtsgrundlage bei Besuchern Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da die Verarbeitung im berechtigten Interesse erfolgt. Dieses berechtigte Interesse ergibt sich daraus, dass wir die Daten zur Herstellung der Sicherheit auf dem Betriebsgelände als Präventivmaßnahme zur Gefahrenabwehr (Diebstahl) und Kontrollmöglichkeit der Anwesenheit im Eskalationsfall (z.B. Feuer, Evakuierung) benötigen.

Yard Management:

Das Yard Management wird verwendet, um Daten von Personen (Name, Vorname, Firma, Dienstanschrift, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse, Beginn und Ende des Aufenthalts) und von Fahrzeugen (KFZ-Kennzeichen, Art des KFZ/LKW, Fahrwege/-strecken) auf dem Gelände einer Rhenus Niederlassung zu dokumentieren.

Das Yard Management besteht aus zwei Komponenten:

1. Personenmanagement

2. Fahrzeugmanagement

Im Personenmanagement können Besucher und Mitarbeiter von Fremdfirmen bei der Ankunft auf dem Gelände sowie beim Verlassen des Geländes registriert werden.

Im Fahrzeugmanagement können Termine für Anlieferungen und Abholungen direkt von den ausführenden Spediteuren und Transportdienstleistern gebucht werden. Auch die Fahrzeuge werden bei der Ankunft am Logistikzentrum angemeldet. Angemeldete Fahrzeuge können dann ebenfalls durch das Yard Management per SMS an ein freies Tor gerufen werden, an dem sie dann be- oder entladen werden. Verlässt das Fahrzeug das Gelände wieder, so wird es auch systemseitig wieder abgemeldet.

Zweck der Erfassung

Das Yard Management bietet die Möglichkeit einen Überblick über die Personen, Besucher und Fahrzeuge auf dem Gelände zu haben und die Anlieferungen und Abholungen systemseitig zu steuern. Dies ist insbesondere für die zeitgenaue Geschäftsabwicklung und Planung von Zeitfenstern zur An- und Ablieferung notwendig. Zudem werden Notfalllisten für eine Notfallevakuierung erstellt.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Daten zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für Personen, mit denen kein direktes vertragliches Verhältnis besteht oder begründet werden soll, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da die Verarbeitung im berechtigten Interesse erfolgt. Dieses berechtigte Interesse ergibt sich daraus, dass die Daten zur Herstellung der Sicherheit auf dem Betriebsgelände sowie zur reibungslosen und zeitlich getakteten Durchführung des Geschäftsbetriebs benötiget werden. Darüber hinaus können entstandene Schäden durch unsachgemäße Fahrweise bzw. Verursachung von Unfällen durch die eingesetzten Fahrzeuge dokumentiert und zum Nachweis von Forderungen verwendet werden.

Sicherheitsunterweisung:

Erfasste Daten der Besucher

Mitarbeiter von Fremdfirmen sowie ggf. deren Subunternehmer sind vor Arbeitsaufnahme zu unterweisen. Zur Durchführung der entsprechenden Unterweisung wird ein Formular ausgefüllt und sowohl vom Mitarbeiter der Fremdfirma/Besucher als auch vom Verantwortlichen Rhenus-Mitarbeiter unterschrieben. Erfasst werden hier der Name, Vorname, Firma sowie die Unterschrift und Datum der Sicherheitsunterweisung.

Die vorgenannte Regelung greift bei Besuchern oder sonstigen externen Personen, sofern sich diese nicht in ständiger Begleitung eines Rhenus Mitarbeiters, sondern eigenständig, auf dem Firmengelände bewegen.

Der unterschriebene Nachweis wird von der verantwortlichen Person für die Pflege der Sicherheitsdatenbank R.I.S. eingescannt und in der Sicherheitsdatenbank archiviert. Im Anschluss wird das Original vernichtet.

Zweck der Erfassung

Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Sicherheitsunterweisung, wie z.B. Arbeitsschutzgesetz (§ 12 Unterweisung), § 9 Betriebssicherheitsverordnung und DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ § 4 Unterweisung. Zudem dient die Sicherheitsunterweisung der Abwehr von Gefahren und dem Verhalten der Besucher/externen Personen oder Fremdfirmen bei Notfällen.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, da sie zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtungen unter anderem aus dem Arbeitsschutzgesetz und der Betriebssicherheitsverordnung erfolgt.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Besuchererfassung

Ggf. externer Wachdienst

Gesellschaft der Rhenus-Gruppe als Dienstleister Sicherheitsdatenbank und Informationssystem

Yard Management

Gesellschaft der Rhenus-Gruppe als Dienstleister Sicherheitsdatenbank und Informationssystem

Sicherheitsunterweisung

Gesellschaft der Rhenus-Gruppe als Dienstleister Sicherheitsdatenbank und Informationssystem

Dauer der Speicherung

Besuchererfassung

Die Dauer der aufzubewahrenden Dokumente beträgt 6 Monate nach Wegfall des Zwecks, sofern keine weiteren Aufbewahrungspflichten bestehen.

Yard Management

Die Dauer der aufzubewahrenden Dokumente beträgt 48 Monate, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Sicherheitsunterweisung

Die Dauer der aufzubewahrenden Dokumente beträgt 6 Monate nach Wegfall des Zwecks, sofern keine weiteren Aufbewahrungspflichten bestehen.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Auskunft
Auf Anfrage werden wir Ihnen schriftlich oder elektronisch darüber Auskunft erteilen, ob und welche Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind (Art. 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 DSGVO).

Recht auf Widerspruch
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Hiervon unberührt bleiben bisherige Verarbeitungen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO. Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Widerruf der Einwilligung
Falls Sie eine Einwilligung zur Erhebung oder Verwendung personenbezogener Daten erteilt haben und diese widerrufen möchten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail oder Brief widerrufen.

Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Sie sind weder gesetzlich noch grundsätzlich vertraglich verpflichtet, der Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihre Daten zu dem oben genannten Zweck zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie die Zurverfügungstellung Ihrer Daten aber verweigern, kann die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihnen aus Gründen der Informationssicherheit keinen Zutritt zu ihren Gebäuden und Geländen gewähren.

Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet mit Ihren Daten nicht statt.