Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO für Nutzung von Microsoft Teams

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte geben. Um unsere Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Datenschutzinformationen dar:

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist

Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG
Rhenus-Platz 1
59439 Holzwickede

Kontakt Datenschutzbeauftragter:

Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns richten Sie bitte an: 

[email protected]
 

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Bereitstellung einer modernen Arbeitsumgebung und zur Ermöglichung von Audio- und Videokonferenzen mit Teilnehmern, verwenden wir den Dienst Microsoft Teams.

Microsoft Teams ist eine Plattform, die das Übermitteln von Nachrichten zwischen den Nutzern sowie Besprechungen per Audio und Video zwischen den Nutzern und eingeladenen Teilnehmern zulässt. Der Dienst ermöglicht es unseren Beschäftigten in Echtzeit sowohl intern als auch mit externen Gesprächspartnern von jedem Ort und zu jeder Zeit über PCs, mobile Geräte oder Videosysteme zusammenzuarbeiten.

Zudem können Dokumente zwischen den Nutzern verwaltet, übermittelt und bearbeitet werden. Der Dienst ist in die Microsoft-365-Office-Suite mit Microsoft Office und Skype/Skype for Business integriert. Darüber hinaus können weitere Dienste von Microsoft und anderen Unternehmen und Dienstleistern eingebunden und genutzt werden.

Microsoft Teams ist ein web- und cloudbasierter Service. 

Für die Nutzung des Dienstes Microsoft Teams ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig. Ohne diese Verarbeitung ist weder eine Nutzung des Dienstes noch die Übertragung von Ton- und Bildaufnahmen möglich.

Bei der Anmeldung im System können folgende Daten jedes Nutzers verarbeitet werden:

Anrede, Ggf. Titel, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Bei der Nutzung des Dienstes können zudem folgende personenbezogene Daten der Nutzer verarbeitet werden:

Persönliche IP-Adresse, Browserinformationen, Geographische Region, Avatar (Freiwillig), Lichtbild (freiwillig), Nutzerinformationen im Active Directory (sofern synchronisiert), Besprechungs- und Telefonaufnahmen, Hochgeladene Dateien; Chat-Nachrichten

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für Besprechungs- und Video- bzw. Telefonaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, da die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses erfolgt. Ist die Datenverarbeitung für den Abschluss und/oder die Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient dem Zweck der Kontaktaufnahme und Ermöglichung eines Austausches mit Geschäftspartner, Kunden, Bewerber oder Interessenten mittels eines modernen webbasierten Telefon- und Videokonferenzsystems.

Zweck kann je nach Intention und Inhalt Ihrer Anfrage auch die Anbahnung und/oder Durchführung eines vertraglichen Verhältnisses sein, sowie die Pflege der Kundenbeziehung.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden innerhalb von 6 Monaten gelöscht, nachdem sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder die Daten keinen weitergehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. 10 Jahre nach AO, 6 Jahre gem. HGB) unterliegen.

5. Berechtigtes Interesse

Das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der Erforderlichkeit, eine ortsübergreifende Zusammenarbeit mittels eines Videokonferenzsystems bereitstellen zu müssen, um den Anforderungen der mobilen Arbeitswelt genügen zu können.

6. Empfänger personenbezogener Daten

IT-Administration: Rhenus Assets & Services GmbH

Microsoft Ireland Operations Limited als IT-Dienstleister

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Abhängig vom Inhalt der Konversation ist eine Teilnahme / Zugriff einer zuständigen Rhenus-Gesellschaft in einem Drittland möglich.

Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Auskunft
Auf Anfrage werden wir Ihnen schriftlich oder elektronisch darüber Auskunft erteilen, ob und welche Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind (Art. 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden (Art. 17 DSGVO).

Recht auf Widerspruch
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Hiervon unberührt bleiben bisherige Verarbeitungen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO. Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Widerruf der Einwilligung
Falls Sie eine Einwilligung zur Erhebung oder Verwendung personenbezogener Daten erteilt haben und diese widerrufen möchten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail oder Brief widerrufen.

Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Sie sind weder gesetzlich noch grundsätzlich vertraglich verpflichtet, der Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihre Daten zu dem oben genannten Zweck zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie die Zurverfügungstellung Ihrer Daten aber verweigern, kann die Rhenus Warehousing Solutions SE & Co. KG Ihnen aus Gründen der Informationssicherheit keinen Zutritt zu ihren Gebäuden und Geländen gewähren.

Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) findet mit Ihren Daten nicht statt.