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Für ein weltweit operierendes Mineralöl- und Erdgas-Unternehmen agiert Rhenus als Logistikpartner in der Schmieröldistribution vom Produktionswerk bis zum Kunden. Über zwei Lagerstandorte mit zusammen über 30.000 m² Lagerfläche werden die täglichen Sendungen auf LKW oder in Überseecontainer verladen. Werfen Sie mit uns einen Blick hinter die Kulissen eines hochspannenden Projekts – aus vier unterschiedlichen Perspektiven.
Bereits während der Angebotsphase hatte der Prozessmanager erste Kontakte zum Kunden und bewertete wesentliche Kundenanforderungen. Gleich nach der Vertragsunterzeichnung startete der Prozessmanager mit seiner Arbeit. Dazu gehörte vor allem die Feinplanung der erforderlichen Logistikprozesse und des Materialflusses unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit, Fläche, Machbarkeit, Kapazität und Personal. In diesem Fall lautete eine der wichtigsten Fragen: Wie werden die Palettenstellplätze optimal organisiert? Welche Auswirkungen hat die Lagerorganisation auf die Produktivität der Lagermitarbeiter im Wareneingang bzw. in der Kommissionierung? Es gibt unendlich viele Varianten, wie die Paletten angeordnet werden können – aber der Prozessplaner findet mit seinem Fachwissen die richtige. Anschließend musste der Prozessmanager die Lösung so dokumentieren und kommunizieren, dass andere Abteilungen zuarbeiten können. Beim Prozessmanager laufen alle Fäden in dieser wichtigen Phase zusammen. Er koordiniert die verschiedenen Teilprojekte und stellt sicher, dass das Lager anschließend nicht nur in der Theorie funktioniert. Während des Hochlaufs übernimmt der Prozessmanager die Verantwortung und zudem das Training der Schichtleiter. Nach dem Projektstart ist die Tätigkeit eines Prozessmanagers aber noch nicht beendet: Er ist auch später für die weitere Optimierung der Prozesse zuständig. Eine ausgeprägte Analysefähigkeit sowie eine prozessorientierte Denkweise mit dem Verständnis für die „Hands-on“ Mentalität gehören deshalb zu Eigenschaften, die einen besonders erfolgreichen Prozessplaner ausmachen.
Zu einem einsatzbereiten Standort gehört auch eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Hier kam die Rhenus IT ins Spiel: Sie erarbeitete auf Basis der Pläne aus der Logistik eine dazu passende Struktur im LAN- und WLAN-Bereich. Nachdem rund 8.800 Meter Netzwerkkabel und 1.800 Meter Glasfaserkabel durch Elektriker verlegt und insgesamt 46 Access Points sowie 11 Switcher angebracht wurden, waren das Onsite-Team sowie das IT-Netzwerk-Team gefragt. Die Rhenus IT übernahm die Einrichtung und Inbetriebnahme des Server-Raums vor Ort, das IT-Netzwerk-Team in der Zentrale die Konfiguration. Hierbei wurden beispielsweise Access Points eingerichtet sowie entsprechende Switchports konfiguriert. Da erfahrungsgemäß erst in einer vollen Halle exakt überprüft werden kann, ob alle Zugangspunkte richtig gesetzt worden sind, führte das Onsite-Team während des Hochlaufs permanent Messungen zur WLAN-Verfügbarkeit und Empfangsqualität durch. So konnte gewährleistet werden, dass später die Scan-Prozesse beim Kommissionieren störungsfrei funktionieren. Wurden Empfangsfehler festgestellt – etwa aufgrund von Materialeigenschaften der Produkte – waren Nachbesserungen erforderlich. Analytisches und lösungsorientiertes Denken und Handeln gehören daher zu den entscheidenden Eigenschaften von Mitarbeitern der IT-Infrastruktur.
Alle IT- und Materialflussprozesse waren geplant, jetzt ging es an die praktische Umsetzung. Und damit um die Fragen: Treffen alle in der Planungsphase getroffenen Annahmen ein und welche Abweichungen stellen das Team vor neue Aufgaben? Dazu wurden die Schichtleiter bereits mehrere Wochen vor dem Start kundenspezifisch geschult, beispielsweise im Umgang mit den gelagerten Produkten oder besonderen Kundenwünschen. Anschließend wurden alle Prozesse, die im späteren Tagesgeschäft zu erledigen waren, durchlaufen und einem Praxistest unterzogen – natürlich gemeinsam mit den verantwortlichen Prozess- und Projektmanagern aus dem Service Center Logistik. Ein solcher Test beginnt meist mit einem LKW pro Tag mit etwa 32 Paletten, mit dessen Hilfe alle Einzelschritte geprüft werden. Die Anzahl der LKW wird dann schnell erhöht, um die Gesamtauslastung zu testen. Nach erfolgreichem Testlauf startet der operative Lagerbetrieb und der Schichtleiter übernimmt die Verantwortung für die Durchführung aller Lager- und Logistikprozesse innerhalb einer Schicht. Dazu gehört auch die Führung der jeweiligen Mitarbeiter. Der Schichtleiter ist ab Beginn der Hochlaufphase der Experte für die Prozesse im Lager und strebt während der gesamten Projektlaufzeit danach, die einmal etablierten Prozesse zu hinterfragen, zu verbessern bzw. neue Kundenwünsche optimal zu integrieren. Schichtleiter stellen somit eine wichtige Logistik-Schaltstelle dar und verfügen über ausreichend operative Erfahrung im Logistikbereich als auch über soziale Fähigkeiten.
Beim Key Account Manager laufen alle Fäden zusammen, wenn es um die Betreuung und den Ausbau der Beziehungen zu unseren wichtigsten und größten Kunden geht. Als Schnittstelle vermittelt und koordiniert er den Bedarf und die Anforderungen des Kunden innerhalb unserer Gruppe. In diesem Fall bestand bereits eine langjährige Zusammenarbeit – und somit eine gute Vertrauensbasis. Das Projekt wurde von Anfang an durch den zuständigen Key Account Manager und seine Kollegin aus dem Bereich Service Center Logistik betreut: Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit erstellten sie für den Kunden im Vorfeld ein entsprechendes Konzept, als Grundlage für die spätere Ausschreibung. Nach Eingang der Ausschreibung haben sie gemeinsam ein entsprechendes Angebot entwickelt und dieses anschließend beim Unternehmen vorgestellt. Mehrere Verhandlungsrunden später konnte der Key Account Manager schließlich erfolgreich die Vertragsunterzeichnung beim Kunden erzielen. Gerade bei Großprojekten wie diesem können die Prozesse vom ersten Gespräch bis zur Vertragsunterschrift bis zu zwei Jahre dauern. Umso wichtiger ist hierbei eine optimale Planung und Koordinierung durch den jeweiligen Key Account Manager – verbunden mit einer besonders engen Kontaktpflege. Dabei analysiert er den Bedarf beim Kunden, erkennt Gelegenheiten und koordiniert geschäftsbereichs- und geschäftsfelderübergreifende Aktivitäten. Neben fachlichem Know-how, Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen ist hier also auch jede Menge Durchhaltevermögen gefragt.