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    Dokumentenlösungen und Informationsmanagement

    Wenn die Arbeit mit Dokumenten zum Alltag gehört, ist ein besonderes Handling gefragt, welches Ressourcen und Know-how benötigt: Mit unserer ganzheitlichen Lösung vom Posteingang über die Archivierung und Vernichtung bis hin zu Kundenmanagement-, Cloud- und BPO-Lösungen sind Sie sicher aufgestellt.

    Frau, die einen Großformatscanner zur Digitalisierung technischer Dokumente in einer Büroumgebung verwendet
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    Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse

    Durch eine Vielzahl von Richtlinien und Gesetzen, die dem Datenschutz sensibler Informationen dienen, wird das Management von Dokumenten, Daten und Informationen für alle Beteiligten immer komplexer und zeitaufwendiger. Zwar bieten Software-Lösungen schon erste Erleichterungen, dennoch bleiben viele Aufgaben rund um die Speicherung, Archivierung und Vernichtung bestehen. Als Full-Service-Partner, der Ihnen aus einem breiten Produktportfolio genau die Unterstützung und Beratung anbietet, die Sie für Ihre individuellen Anforderungen benötigen, schaffen wir Mehrwert durch Arbeitserleichterung und Erfahrung im Handling von Dokumenten.

    Vorteile für den Alltag im Dokumentenmanagement

    • Mehr Platz: Lange Aufbewahrungsfristen und große Aktenmengen bedeuten, dass viele Regalmeter allein für die Archivierung von Akten benötigt werden. Diese Fläche sparen Sie ein, wenn Sie Ihre Akten extern in unseren Hochsicherheitsarchiven aufbewahren.
    • Datenschutzkonforme Aktenaufbereitung: Von der Digitalisierung über die Speicherung bis hin zur Vernichtung – bei jedem Schritt halten wir die gesetzlichen Richtlinien streng ein, um eine rechtssichere und datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten.
    • Ressourcenschonend: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft – indem Sie Teile der Datenverarbeitung und -archivierung auslagern, haben Ihre Mitarbeitenden mehr Kapazitäten für andere Aufgaben im Tagesgeschäfts.
    • Prozessvereinfachung: Digitale Dateien lassen sich schnell und unkompliziert auffinden – von überall und jederzeit. 
    • Aktenrettung: Dank modernster Techniken können wir Ihre Unterlagen auch bspw. nach einem Wasserschaden wiederherstellen. Im Fall der Fälle sind Sie so abgesichert und halten trotzdem Ihre Aufbewahrungsfristen ein.
    • Skalierbarkeit: Von einzelnen Ordnern bis zum Regalmeter – Dokumenten- und Informationslösungen lassen sich Ihren Anforderungen entsprechend skalieren.

    Unser Angebot rund um Dokumentenlösungen

    Arbeiter bei der Dokumentenwiederherstellung durch ein Vakuumkammerverfahren

    Aktenrettung

    Dringt Wasser in Ihr Archiv ein, können Daten und Dokumente unwiederbringlich verloren gehen. In diesem Fall gilt es, den Schaden an Ihren Akten zu minimieren und die Unterlagen schnell wieder bereitzustellen. Sämtliche Leistungen, die zur Rettung Ihrer Akten erforderlich sind, führen wir routiniert und in erstklassiger Qualität aus – von kleinen Mengen bis hin zu Großschäden.

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    Nahaufnahme eines Monitors, der den Schredderprozess während der Vernichtung von Dokumenten anzeigt

    Akten- und Datenträgervernichtung

    Nach der rechtssicheren und datenschutzkonformen Aufbewahrung der Akten müssen die betroffenen Daten ebenso sicher vernichtet werden. Dies übernehmen wir in einem unserer Rhenus-Sicherheitsstandorte oder, dank mobiler Shredder-Fahrzeuge, direkt bei Ihnen vor Ort.

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    Lagergang mit hoher Dichte, gefüllt mit organisierten Lagerboxen mit der Aufschrift „Rhenus Office Systems“

    Archivierung

    Ihre Akten werden in unseren Hochsicherheitsarchiven mit den höchsten Sicherheitsstandards verwahrt. Dabei gewährleisten wir die konsequente Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Über unser Online-Portal behalten Sie Ihre Daten im Blick und erhalten die benötigten Unterlagen bei Bedarf physisch über unseren Kurierservice oder digital per Scan-On-Demand. Wir bieten ebenfalls speziell für die Pharma-Branche die Archivierung nach GLP an. 

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    Eine Frau, die in einem modernen Büro Daten auf einem Computerbildschirm analysiert, während sie ein Tablet in der Hand hält

    Cloud Computing

    Profitieren Sie von einer flexiblen Bereitstellung der Ressourcen sowie einer hohen Verfügbarkeit und Sicherheit durch erfahrene Expert*innen. Wir bieten Ihnen eine Cloud-Lösung als Software-as-a-Service. Dadurch müssen Unternehmen nicht mehr ausschließlich selbst Software-Lizenzen erwerben, sondern können alle Module von der Buchhaltung bis zur Honorarabrechnung aus der Cloud nutzen. Die Services werden sicher im Rhenus-eigenen Rechenzentrum in Deutschland bereitgestellt. 

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    Zwei Geschäftsleute überprüfen detaillierte Pläne auf einem Computer in einem modernen Arbeitsbereich

    Datenschutzberatung

    Seit der Datenschutzgrundverordnung und der daraus resultierenden Anpassung des Bundesdatenschutzgesetzes gibt es neue Regeln im Bereich Datenschutz – und damit verbunden auch höhere Strafen bei Missachtung der Richtlinien. Mit einer Datenschutzberatung, die die Prozesse in Ihrem Unternehmen dahingehend überprüft, sind Sie auf der sicheren Seite.

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    Lächelnder Kundendienstmitarbeiter mit Headset, der Kunden bedient

    Costumer Care

    Fokussieren Sie sich wieder voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft und lagern Sie den Kundenservice zu uns aus. Wir unterstützen Sie im In- und Outbound, Technischen Support oder bei Sachbearbeitungstätigkeiten. Seit über 20 Jahren entlasten wir unsere Kunden und steigern so deren Kundenzufriedenheit und Servicequalität. 

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    Techniker bearbeitet historische Dokumente auf einem speziellen Scangerät zur Digitalisierung

    Digitalisierung

    Mit unserem Digitalisierungsservice finden Sie Ihre Akten jederzeit und von überall aus – so sparen Sie Zeit, Mühe und Platz. Ihre Akten werden via OCR-Erkennung gescannt und anschließend digital zur Verfügung gestellt. Für den Scan nutzen wir die modernste Technik und sind nach TR Resiscan zertifiziert. 

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    Nahaufnahme eines Dokuments, das mit einem Hochgeschwindigkeits-Digital-Mailroom-Scanner gescannt wird

    Digital Mailroom

    Die Digitalisierung der Poststelle in Kombination mit IT-gestützter Weiterverarbeitung eröffnet enorme Potenziale. Auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen wir Sie mit dem Rhenus Digital Mailroom. Mithilfe des Multi-Channel-Eingangs werden alle Arten von digital eingehender Post verarbeitet. Wir erfassen Ihre digitalen Dokumente und Informationen, leiten diese an Ihre Unternehmensschnittstellen weiter und tracken dabei alle Prozesse.

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    Stapel bearbeiteter Umschläge in einem Postsortierfach, versandfertig

    Poststellenmanagement

    Aufgrund ihrer Wichtigkeit für den internen und externen Informationsfluss ist ein professionelles Management Ihrer Poststelle notwendig. Wir entlasten Sie bei dieser Aufgabe mit einer ganzheitlichen Lösung, die Kosten einspart, die Dienstleistungsqualität verbessert und die Versorgungssicherheit gewährleistet. Wir übernehmen die Bearbeitung der Eingangspost, die Verteilung und den Versand Ihrer Ausgangspost. Alle Services sind modular aufgebaut, wodurch zu den Basisleistungen auch Zusatzdienste ergänzt werden können.

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    Zwei Menschen, die sich in einem beruflichen Umfeld die Hand geben

    Kodierservices und Interim Management

    Auch im Gesundheitswesen leisten wir effiziente Unterstützung. Wir übernehmen die Primärkodierung mit einer simplen IT-Anbindung und maßgeschneiderten Lösungen. In der Frührevision überprüfen wir Ihre Akten auf Erlöspotenziale und füllen mit unseren MD-Expert*innen Personallücken. Auch Controlling- und Consultingaufgaben übernehmen wir für Sie, indem wir Szenarien erarbeiten, Prozesse optimieren und Sie mit unseren flexiblen Expert*innen schnell bei Ihren Herausforderungen unterstützen.

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    Ihr Partner für Dokumentenlösungen

    • Alles aus einer Hand: Wir bieten Ihnen Komplettlösungen für alle Dienstleistungen rund um Dokumente, Daten und Informationen.
    • Europaweit präsent: Egal, wo Sie einen Partner für Dokumentenlösungen suchen – dank unserer europaweiten Präsenz sind wir überall für Sie da.
    • Unkomplizierte Beauftragung: Buchen Sie unsere Dienstleistungen ganz bequem online. Selbstverständlich sind unsere Expert*innen jederzeit für Sie da und planen Ihre individuelle Lösung oder beantworten Ihre Fragen.
    • Erfahrener Partner: Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich Archivleistungen sind wir Experte auf diesem Gebiet. Zertifizierungen und Weiterbildungen garantieren unsere Qualität.
    • Datenschutz und Prozesssicherheit: Eigene, zertifizierte und in Deutschland gelegene Rechenzentren gewährleisten eine sichere und datenschutzkonforme Speicherung und verfügen über die höchste Zertifizierungsstufe.
    • Mehr als nur Papier: Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Aufbewahrung klassischer Papierakten, sondern verwahren auch Referenzmuster, Garantieteile, Prototypen oder elektronische Bauteile sicher und gesetzeskonform. Außerdem archivieren wir historische Dokumente und schützen sie vor äußeren Einflüssen, wie zum Beispiel Witterung.
    Freundlicher Callcenter-Mitarbeiter im Gespräch mit einem Kunden

    Starten Sie Ihren Weg in eine digitale Zukunft!

    Unsere Expert*innen begleiten Sie mit maßgeschneiderten Lösungen rund um Dokumentenlösungen und Informationsmanagement.

    Häufig gestellte Fragen

    Unser Rechenzentrum in Deutschland erfüllt die höchsten Sicherheitsansprüche an den Datenschutz. Unsere Rechenzentren sind nach ISO 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem) zertifiziert.

    Neben den Datenschutz-Anforderungen sind unsere Archive nach DIN ISO 9001, ISO 27001, ISO 50001, DIN Norm 11799, GLP und GMP zertifiziert. Neben diesen Zertifizierungen profitieren Sie von einem Pförtnerdienst und Zugangskontrollen, der Videoüberwachung und von Bewegungsmeldern, der separaten Einzäunung und Personen- und Lkw-Schleusen, damit Ihre Dokumente vor unautorisierten Zugriffen geschützt sind. Temperaturführung und Schädlingsbekämpfung sichern Ihre Dokumente zusätzlich vor Schäden. Die Vds-konforme Brandmelde- und Einbruchsmeldeanlagen mit Feuerwehr- und Wachschutzaufschaltung sowie Brandschutzanlagen garantieren zusätzliche Sicherheit.

    Unsere Komplettlösung beginnt bei der Organisation und Planung des gesamten Projekts. Als erster Schritt der Digitalisierung erfolgt der Transport im Sicherheitsfahrzeug. Wir sind auf den Transport von vertraulichen Unterlagen spezialisiert und der sichere Transport ist immer durch Rhenus-eigene Sicherheitsfahrzeuge gewährleistet. Auf Wunsch können die Unterlagen für zusätzlichen Schutz in verschließbare Container gelegt werden. Sind die Akten im Digitalisierungsstandort angekommen, werden sie für die Digitalisierung vorbereitet. Dazu gehören beispielsweise das Entklammern, Glätten und die Entfernung von Haftnotizen. Gescannt werden die Dokumente dann durch Hochleistungsscanner, die jedes Format mühelos lesen und scannen können.

    Die Dauer hängt vor allem vom Umfangdes Projekts ab. Es ist allerdings jederzeit gewährleistet, dass im Bedarfsfall auf die Unterlagen zugegriffen werden kann.